ISCC standard version 3.0

SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN & REKAMAN

TUJUAN :

1. Memberikan pemahaman manfaat dan fungsi dari PENGENDALIAN DOKUMEN & REKAMAN
2. Menumbuhkan kesadaran bagi karyawan tentang arti pentingnya PENGENDALIAN DOKUMEN & REKAMAN

TARGET :

1. Tidak boleh ada penggandaan/foto-copy dokumen (SOP, WI, dll)
2. Adanya sistem pengendalian dokumen dan rekaman, sehingga mudah ditemukan ketika dibutuhkan
3. Hanya dokumen revisi ter-update/terkini yang digunakan sebagai acuan/referensi
4. Dokumen usang/obsoloted (yang sudah tidak berlaku lagi), tidak boleh beredar/digunakan sebagai referensi
5. Dokumen eksternal yang digunakan sebagai referensi resmi perusahaan, harus dikendalikan secara baik

DEFINISI : DOKUMEN & REKAMAN

Kamus Besar Bahasa Indonesia :

Sesuatu yang tertulis, tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.

ISO 9000:2008 :

• Data yang ada artinya, yang tersimpan dalam bentuk media (kertas, disket, foto, data elektronik, ataupun gabungannya)
• DOKUMEN = petunjuk/referensi cara melaksanakan suatu aktivitas
• REKAMAN = bukti yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti tentang kegiatan yang telah dilakukan
• REKAMAN = CATATAN = ARSIP
• DOKUMEN yang telah usang tapi masih di-arsip/disimpan, berubah fungsi-nya menjadi REKAMAN

KENAPA & KAPAN ? KITA BUTUH DOKUMEN & REKAMAN :

• PLAN WHAT YOU DO & DO WHAT YOU PLAN
• WRITE WHAT YOU DO & DO WHAT YOU WRITE

JENIS MEDIA DOKUMENTASI :

• Electronic optic (computer disc)
• Magnetik disc/floppy/cakram disc
• Kertas
• Fotografi
• Kombinasi dari media dokumentasi

DOKUMEN – (versus) – REKAMAN :

DOKUMEN	REKAMAN
Data yang ada artinya, yang tersimpan dalam bentuk media (kertas, disket, foto, data elektronik, ataupun gabungannya)	Jenis  khusus dokumen, yang  digunakan untuk menyatakan hasil yang dicapai atau bukti tentang kegiatan yang telah dilakukan
Informasi resmi tertulis yang masih aktif / belum kadaluarsa yang dijadikan referensi dalam  melakukan suatu aktivitas	Informasi resmi tertulis yang  sudah tidak dijadikan referensi dalam melakukan suatu aktivitas, namun tetap disimpan/diarsip dengan tujuan sebagai  bukti tentang kegiatan yang telah dilakukan

MANFAAT PENGENDALIAN DOKUMEN  & REKAMAN :

1. Memudahkan dalam proses “product-traceability“ (rekaman)
2. Untuk meningkatkan sistem komunikasi dan koordinasi kerja antar bagian terkait
3. Sebagai referensi dalam pelaksanaan operasional kerja (dokumen)
4. Sebagai alat bukti objektif dari hasil pencapaian kinerja (rekaman)
5. Mudah dicari/ditemukan ketika dibutuhkan
6. Adanya keseragaman dalam melakukan suatu aktivitas
7. Mencegah penggunaan dokumen/rekaman yang sudah kadaluarsa
8. Bisa ditelusuri history revisi dokumen dari issue terlama s/d issue terkini

MANFAAT REGISTRASI DOKUMEN KE DCC (DOCUMENT CONTROL CENTER) :

1. Mencegah penggunaan dokumen/rekaman yang sudah kadaluarsa
2. Bisa ditelusuri history revisi dokumen dari issue terlama s/d issue terkini
3. Mencegah terjadinya perbedaan (format dan isi) dokumen, ketika digunakan sebagai referensi
4. Mencegah kemungkinan terjadinya penggunaan referensi yang “tidak valid”
5. Meningkatkan optimasi “Sistem Pengendalian Dokumen”, sesuai  persyaratan yang ditetapkan dalam Sistem Manajemen Integrasi (ISO 9001, ISO 14001, SMK3, OSHAS 18001, dll)

ISTILAH UMUM YANG SERING DIGUNAKAN DALAM PENGENDALIAN DOKUMEN :

Document “MASTER” :

• Dokumen asli/dokumen induk, yang digunakan oleh petugas DCC (Document Control Center) untuk keperluan penggandaan dokumen
• Dokumen asli, yang hanya disimpan oleh DCC
• Ketika terjadi update dokumen (revisi atau pembatalan), document “MASTER” di-stempel “obsoleted” oleh DCC

Document “CONTROLLED COPY”

• Hasil penggandaan dari Document “MASTER" 
• Hanya DCC yang berwenang untuk mendistribusikan Document versi  terbaru “CONTROLLED COPY” kepada seksi/departemen
• Hanya DCC yang berwenang untuk menarik Document versi  lama “CONTROLLED COPY” dari arsip seksi/departemen
• Tidak boleh digandakan/difoto-copy oleh seksi/departemen
• Ketika terjadi update dokumen, maka Seksi/departemen wajib mengembalikan dokumen “CONTROLLED COPY” versi lama kepada DCC

Document “UNCONTROLLED COPY”

• Hasil penggandaan dari Document “MASTER”, untuk kebutuhan referensi sesaat oleh pihak eksternal (pelanggan, instansi pemerintah, supplier)
• Ketika terjadi update dokumen, maka tidak ada kewajiban bagi DCC untuk mendistribusikan versi terbaru dari dokumen master
• Ketika terjadi update dokumen, maka tidak ada kewajiban bagi DCC untuk menarik kembali dokumen “UNCONTROLLED COPY” versi lama/usang
• Tidak boleh digandakan/difoto-copy oleh seksi/departemen

Document “HOLDER NUMBER”

Nomor identitas khusus untuk setiap seksi/departemen, sebagai penerima distribusi dokumen “CONTROLLED COPY”

DOKUMEN EKSTERNAL :

Dokumen yang digunakan sebagai acuan/pedoman dalam melaksanakan kegiatan/pekerjaan yang bukan dibuat oleh internal organisasi

• Peraturan perundangan
• Brosur promosi
• Katalog spare-part
• Manual mesin
• ASTM (American Standard Test Method)
• Dll

KLAUSUL / ELEMEN PENGENDALIAN DOKUMEN & REKAMAN :

REFERENSI “PENGENDALIAN DOKUMEN” PADA PERSYARATAN  SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI: 

1. Klausul 4.2.3. “Pengendalian Dokumen” (ISO 9001:2008)
2. Klausul 4.4.5. “Pengendalian Dokumen” (ISO 14001:2004)
3. Klausul 4.4.5. “Pengendalian Dokumen” (OSHAS 18001:2007)

REFERENSI “PENGENDALIAN REKAMAN” PADA PERSYARATAN  SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI: 

1. Klausul 4.2.4. “Pengendalian Rekaman” (ISO 9001:2008)
2. Klausul 4.5.4. “Pengendalian Rekaman” (ISO 14001:2004)
3. Klausul 4.5.4. “Pengendalian Rekaman” (OSHAS 18001:2007) 

KLAUSUL 4.2.3. “PENGENDALIAN DOKUMEN” (ISO 9001:2008) : 

1. Semua dokumen yang dipublikasikan dan menjadi referensi, terlebih dulu harus mendapat persetujuan sebelum digunakan
2. Hanya dokumen ter-update (revisi terbaru) yang dipublikasikan dan menjadi referensi
3. Dokumen yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan, selalu tersedia ditempat yang membutuhkan
4. Tidak ada dokumen kadaluarsa yang dipublikasikan/dijadikan referensi
5. Memastikan bahwa semua dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali
6. Memastikan bahwa dokumen dari luar (dokumen eksternal) yang ditetapkan oleh organisasi perlu untuk perencanaan dan operasi dari sistem manajemen, di-identifikasi dan distribusinya dikendalikan

KLAUSUL 4.2.4. “PENGENDALIAN REKAMAN” (ISO 9001:2008) :

1. Tujuan pengendalian rekaman  adalah untuk memberikan bukti adanya kesesuaian dan ke-efektifan terhadap terhadap penerapan sistem manajemen integrasi
2. Persyaratan dan sifat Rekaman : harus dapat terbaca, mudah di-identifikasi, mudah dicari dan didapatkan kembali saat dibutuhkan
3. Tahapan yang harus dilakukan untuk upaya pengendalian rekaman, berupa :

• Identifikasi
• Penyimpanan
• Perlindungan
• Pengambilan
• Masa Simpan
• Pemusnahan Rekaman

DOKUMEN “SOP” WAJIB (ISO 9001:2008) :

1. Klausul 4.2.3 “Pengendalian Dokumen”
2. Klausul 4.2.4 “Pengendalian Rekaman/Catatan”
3. Klausul 8.3 “Pengendalian Produk Tidak Sesuai”
4. Klausul 8.2.2 “Audit Internal”
5. Klausul 8.5.2 “Tindakan Perbaikan"
6. Klausul 8.5.3 “Tindakan Pencegahan”

DOKUMEN “SOP” WAJIB (ISO 14001:2004) :

1. Klausul 4.3.1 “Aspek Lingkungan”
2. Klausul 4.3.2 “Persyaratan peraturan perundang-undangan dan lainnya”
3. Klausul 4.4.2 “Kompetensi, pelatihan dan kesadaran”
4. Klausul 4.4.3 “Komunikasi”
5. Klausul 4.4.5 “Pengendalian Dokumen”
6. Klausul 4.4.7 “Kesiapsiagaan dan tanggap darurat”
7. Klausul 4.5.1 “Pemantauan dan pengukuran”
8. Klausul 4.5.2 “Evaluasi Penaatan”
9. Klausul 4.5.3.1 “Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan” 
10. Klausul 4.5.4 “Pengendalian Rekaman/Catatan”
11. Klausul 8.2.2 “Audit Internal”

DOKUMEN “SOP” WAJIB K3 (OSHAS 18001:2007) :

1. Klausul 4.3.1 “Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan kontrol”
2. Klausul 4.3.2 “Persyaratan peraturan perundang-undangan dan lainnya”
3. Klausul 4.4.2 “Kompetensi, pelatihan dan kesadaran”
4. Klausul 4.4.3.1 “Komunikasi”
5. Klausul 4.4.3.2 “Partisipasi dan konsultasi”
6. Klausul 4.4.5 “Pengendalian Dokumen”
7. Klausul 4.4.7 “Kesiapsiagaan dan tanggap darurat”
8. Klausul 4.5.1 “Pengukuran kinerja dan pemantauan”
9. Klausul 4.5.2 “Evaluasi Penaatan”
10. Klausul 4.5.3.1 “Investigasi insiden”
11. Klausul 4.5.3.2 “Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan”
12. Klausul 4.5.5 “Audit Internal”
13. Klausul 4.5.4 “Pengendalian Rekaman/Catatan”

REKAMAN WAJIB (ISO 9001) :

1. Klausul 5.6.1. Rekaman “Tinjauan Manajemen”
2. Klausul 6.2.2. Rekaman : Pendidikan, Pelatihan, Ketrampilan, dan Pengalaman
3. Klausul 7.1. Rekaman bukti proses realisasi  produk yang dihasilkan  memenuhi           persyaratan
4. Klausul 7.2.2. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan  yang timbul dari “Peninjauan           persyaratan yang berkaitan  dengan produk”
5. Klausul 7.4.1. Rekaman hasil penilaian dan setiap tindakan yang diperlukan dan timbul dari evaluasi “Proses Pembelian”
6. Klausul 7.5.3. Rekaman hasil identifikasi dan mampu telusur 
7. Klausul 7.6. Rekaman hasil kalibrasi dan verifikasi
8. Klausul 8.2.2. Rekaman audit dan hasil pelaksanaan audit 
9. Klausul 8.2.4. Rekaman kompetensi  personil yang melakukan pemantauan dan pengukuran produk
10. Klausul 8.3. Rekaman yang berkaitan dengan ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan yang diambil, termasuk konsesi/izin pengecualian yang diperoleh
11. Klausul 8.5.2. Rekaman hasil tindakan perbaikan yang dilakukan
12. Klausul 8.5.3. Rekaman hasil tindakan pencegahan yang dilakukan

REKAMAN WAJIB (ISO 14001:2004 & OSHAS 18001:2007) :

1. Klausul 4.4.2. Rekaman “Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran”
2. Klausul 4.5.1. Rekaman “Pemantauan dan Pengukuran”
3. Klausul 4.5.2. Rekaman “Evaluasi penaatan” secara periodik
4. Klausul 4.5.3. Rekaman hasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan
5. Klausul 4.6. Rekaman “Tinjauan Manajemen”

KESIMPULAN :

1. Klausul Pengendalian Dokumen (4.2.3) dan Klausul Pengendalian Rekaman (4.2.4) pada ISO 9001:2008, diadopsi  secara penuh bagi Sistem Manajemen Sertifikasi lainnya (ISO 14001, OSHAS 18001, ISO 22000, SJH, dll)
2. Indikator keberhasilan dalam penerapan Sistem Manajemen Sertifikasi, sangat ditentukan dari optimasi Sistem Pengendalian Dokumen dan Rekaman, pada setiap seksi/departemen
3. Media untuk dokumen dan rekaman, tidak terbatas hanya berupa media kertas (hard-copy), bisa juga berupa soft-copy 
4. Ideal-1 : Semua format Formulir/Logsheet yang sudah valid digunakan oleh seksi/departemen, harus di-registrasi/didaftarkan sebagai Database Dokumen ISO
5. Ideal-2 : Format Formulir/Logsheet yang digunakan dilapangan, harus sesuai dengan master Formulir/Logsheet yang didaftarkan pada Database Dokumen ISO